Đời sống xã hội luôn gắn với những sự kiện liên quan đến cộng đồng. Với sự phát triển của xã hội hiện đại, nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng cao. Vậy sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công?
Cần hiểu chính xác sự kiện là gì?
Theo định nghĩa chung, sự kiện là từ chỉ các sự việc có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cá nhân, tập thể trong đời sống xã hội.
Riêng trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, mọi người thường quan niệm sự kiện là các hoạt động quan trọng ở nhiều mức độ phạm vi khác nhau. Sự kiện được tổ chức có thể thuộc nhiều lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị,…
Ở mức độ phạm vi rộng và tầm quan trọng lớn với đời sống xã hội có thể kể đến những sự kiện như: Giải thể thao quốc tế hoặc quốc gia, Các cuộc thi tài ở nhiều lĩnh vực mang tầm cỡ quốc tế hoặc quốc gia, Cuộc họp các nguyên thủ quốc gia, hội nghị toàn quốc…
Còn với mức độ đời thường hơn, sự kiện có thể là mọi hoạt động mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội hàng ngày. Đó là những lễ cưới, tiệc sinh nhật, tiệc mừng tân gia…
Thế nào là tổ chức sự kiện?
Đây là một quá trình bao gồm các công việc: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; Lập chương trình, kế hoạch; Chuẩn bị các yếu tố cần thiết; Tiến hành quá trình diễn ra sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể. Tất cả nhằm truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham dự sự kiện và xã hội. Qua đó đáp ứng yêu cầu của nhà đầu tư, phía đặt dịch vụ cũng như chính người tham dự, khách hàng.
Lợi ích rõ rệt từ tổ chức sự kiện đối với mỗi doanh nghiệp
Sự kiện được tổ chức tốt sẽ giúp duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng. Từ đó quảng bá hiệu quả cho sản phẩm, dịch vụ và tạo uy tín cho thương hiệu của doanh nghiệp. Tất cả những điều này đều góp phần thúc đẩy tăng doanh thu, lợi nhuận và số lượng khách hàng.
Việc tổ chức sự kiện chính là cơ hội để xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Nếu doanh nghiệp đã xây dựng được hình ảnh sản phẩm và trong trường hợp sản phẩm chưa có ưu thế, sự kiện sẽ là dịp cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Qua sự kiện, doanh nghiệp cũng có thể gửi thông điệp truyền thông hiệu quả đến đúng đối tượng khách hàng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công?
Một sự kiện muốn tổ chức thành công và có nét riêng cần phải tạo được dấu ấn đặc biệt, hiệu ứng truyền thông tốt và không phát sinh nhiều về chi phí. Để đạt được mục tiêu đó, việc tổ chức cần đảm bảo các yếu tố sau:
Trước hết, cần xác định đúng đối tượng, mục tiêu của sự kiện
Xác định đúng đối tượng cần hướng tới của sự kiện là điều tiên quyết để sự kiện thành công. Người tổ chức cần phải biết rõ khách hàng của mình và những thông điệp muốn truyền tải đến họ. Từ đó sẽ đưa ra được những hình thức hoạt động có thể lôi cuốn họ tham gia. Bên cạnh đó, cũng cần xác định rõ mục tiêu mà sự kiện cần đạt được. Qua đó sẽ giúp đánh giá hiệu quả của từng giai đoạn thực hiện, qua đó có những điều chỉnh cần thiết để hướng đến mục tiêu cuối cùng.
Kế hoạch thực hiện chu đáo
Lập kế hoạch chi tiết, đầy đủ các khâu rất quan trọng đối việc vận hành bộ máy chạy sự kiện. Việc lập kế hoạch thường do đạo diễn sự kiện thực hiện. Đây cũng là người chỉ đạo, gắn kết các bộ phận cùng phối hợp với nhau để làm nên sự kiện. Trong kế hoạch phải bao gồm dự báo trước các tình huống xảy ra ngoài kế hoạch. Khi dự đoán được những vấn đề này, chương trình sẽ diễn ra suôn sẻ, việc xử lý các tình huống cũng đơn giản hơn.
Chọn cách truyền thông tối ưu, phù hợp để quảng bá sự kiện
Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công của sự kiện. Hoạt động truyền thông phải hướng đến các đối tượng phù hợp và thông qua các kênh truyền thông hiệu quả. Chẳng hạn việc sử dụng hình ảnh người nổi tiếng để quảng bá về sự kiện. Sử dụng các công cụ truyền thông tại chỗ như: banner, băng rôn hay phương tiện đại chúng: mạng xã hội, báo chí, truyền hình, phát thanh, tin nhắn điện thoại SMS, email…
Đạo diễn sự kiện giỏi, ekip nhân sự tốt
Sự kiện thành công trước hết cần có người đạo diễn giỏi. Sau đó đến ekip tổ chức sự kiện tốt. Ở nhiều sự kiện, người đạo diễn đồng thời lên ý tưởng, viết kịch bản và chỉ đạo tất cả mọi khâu. Có thể nói tới đạo diễn sự kiện giàu kinh nghiệm Dương Quang Minh, người đã gặt hái nhiều thành công trong nghề. Cùng với công ty Blueman, anh đã tạo nên nhiều sự kiện nổi bật, đạt hiệu ứng truyền thông cao. “Tôi muốn mỗi sự kiện là một câu chuyện được kể, với thông điệp rõ ràng, ý nghĩa và cách tổ chức hoành tráng, ấn tượng.” – đạo diễn Dương Quang Minh chia sẻ.
