Lập kế hoạch và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện là khâu quan trọng hàng đầu đối với mỗi đạo diễn sự kiện, Vậy đâu là các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết? Những chia sẻ của đạo diễn sự kiện Dương Quang Minh – người có nhiều năm kinh nghiệm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về điều này.
Quy trình tổ chức sự kiện được lập ra sau khi đã có hợp đồng được ký kết trong đó thỏa thuận cụ thể về chi phí. Mỗi sự kiện đều có một đặc điểm riêng, tuy nhiên, các hình thức tổ chức sự kiện đều có những khâu cần thiết sau đây:
Xác định loại hình sự kiện
Việc đầu tiên trong các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết là cần xác định loại sự kiện chuẩn bị thực hiện. Có rất nhiều loại hình như: Hội nghị khách hàng, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm… Việc này giúp bạn hình dung và định hướng được các hạng mục công việc sẽ tiến hành trong sự kiện.
Xác định mục tiêu sự kiện
Cần xác định rõ mục tiêu mình làm sự kiện là gì. Để xác định được mục tiêu, đó cần nắm được: Vì sao cần tổ chức sự kiện này? Yêu cầu của khách tham dự? Lợi ích của nhà tổ chức thu về từ sự kiện? Sau đó đạo diễn sự kiện sẽ đưa ra hướng hành động để đạt được những mục tiêu đó.
Mỗi sự kiện thường cần hướng đến 2 loại mục tiêu là hữu hình và vô hình. Trong đó, mục tiêu hữu hình là những yếu tố như việc tiêu thụ sản phẩm từ các chương trình khuyến mại, quảng bá sản phẩm qua những món quà tặng cho khách mời và sản phẩm của doanh nghiệp,…Mục tiêu vô hình là các giá trị về sức khỏe và tinh thần mà sự kiến có thể mang tới cho khách mời. Chẳng hạn, niềm vui, sự hài lòng, sự hiểu biết, sự gắn kết…
Lập ekip tổ chức sự kiện
Người đạo diễn sự kiện giỏi cần xây dựng cho mình một ekip tổ chức chuyên nghiệp, phối hợp ăn ý. Mỗi bộ phận nhỏ trong ekip cần có một lãnh đạo có kinh nghiệm để mọi thứ trong quá trình tổ chức sự kiện phải được kiểm soát chặt chẽ theo đúng kế hoạch.Trên hết, người đưa ra quyết định cuối là đạo diễn cần có tầm nhìn và điều phối công việc giỏi. Khi đã có ekip, đạo diễn sự kiện sẽ cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm.
Xác định thời gian tổ chức
Hiệu quả đạt được từ sự kiện liên quan rất nhiều tới khâu này. Thời gian tổ chức cần thuận lợi để có được số lượng khách tham dự đông đảo. Thông thường, buổi tối và các ngày cuối tuần được xem là thời gian lý tưởng nhất. Đặc biệt, đối với các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương…thì việc xác định thời gian tổ chức càng quan trọng. Những sự kiện loại này luôn cần chú ý tới việc chọn ngày tốt theo quan niệm dân gian. Ngày tốt thường được chọn theo âm lịch.
Xác định đối tượng khách hàng cần hướng tới
Đối tượng khách dự sự kiện cần được phân loại cụ thể theo các yếu tố: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…Bên cạnhđó, cũng cần lên danh sách khách mời cho sự kiện. Khi biết được khách mời, khách tham dự thuộc đối tượng nào sẽ dễ chu toàn các khâu tiếp theo như lên thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…
Địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là khâu không thể thiếu trong các bước lập kế hoạch truyền thông. Tùy thuộc vào loại hình sự kiện cần lựa chọn địa điểm phù hợp. Để có nhiều lựa chọn tốt, đạo diễn sự kiện có thể yêu cầu lên danh sách những địa điểm ưng ý. Đồng thời cần liên hệ trước với phái quản lý địa điểm để xác nhận có thể thuê trong thời gian mong muốn. Hầu hết đạo diễn sự kiện còn đến trực tiếp để khảo sát địa điểm, nhằm có được hình dung cụ thể về tổng quan sự kiện.
Xây dựng kịch bản chương trình
Xây dựng kịch bản được xem là khâu quan trọng hàng đầu. Ở nhiều sự kiện, chính đạo diễn sự kiện là người đảm nhận vai trò lên kịch bản cũng như đưa ra ý tưởng cho sự kiện. Đạo diễn Dương Quang Minh là trường hợp như vậy. Anh chia sẻ: “Mỗi một loại hình event khác nhau sẽ tương ứng với một kịch bản khác nhau. Tôi thường lên ý tưởng và đồng thời viết kịch bản cho các chương trình, nó phải thật đầy đủ và chi tiết. Mỗi sự kiện tôi làm kịch bản đều là một câu chuyện riêng, có thông điệp rõ ràng”.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thiện, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người tổ chức. Người tổ chức phải có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi tình huống, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không nên làm gì. Trong quá trình diễn ra sự kiện, toàn bộ ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Đồng thời cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.
Khảo sát về hiệu quả sau khi sự kiện diễn ra
Ngay sau khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu đánh giá cho những khách mời tham gia. Phiếu đánh giá sẽ nói lên được những điểm được và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Từ những phiếu đánh giá trên sẽ giúp bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm hơn để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.
Trên đây là các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết. Để hiểu thêm về công việc này, cùng đọc bài viết về đạo diễn Dương Quang Minh tại đây
