Tổ chức sự kiện truyền thông (hay còn gọi là họp báo) là cách tuyệt vời để công bố sự kiện quan trọng.
Trên thực tế nhiều công ty chỉ làm việc này khi bị khủng hoảng. Hiển nhiên là bất cứ điều gì bạn công bố cũng phải có tính thời sự – bằng không các ký giả, cũng như bất kỳ ai khác, đều cảm thấy bực bội vì phí thời gian.

Những sự kiện truyền thông tạo điều kiện cho các ký giả đặt câu hỏi theo cách khác với thông cáo báo chí. Sự kiện truyền thong tạo điều kiện cho họ xây dựng câu chuyện theo nhu cầu của họ – hoặc nhu cầu của ấn bản dặc thù của họ – và có thể điều nghiên những phạm vi mà có thể công ty muốn hoặc không muốn phơi bày ra ánh sáng.

Tổ chức sự kiện truyền thông một cách thoả đáng không phải lúc nào cũng dễ làm, nhưng lợi ích thu được là rất lớn.

Khi nào cần tổ chức sự kiện truyền thông?

Chỉ nên tổ chức sự kiện truyền thông (họp báo) khi có điều gì mà giới báo chí quan tâm. Sự kiện nên được quảng cáo trước càng sớm càng tốt, và bạn nên đảm bảo rằng nó sẽ được tổ chức vào thời điểm không gây phiền phức gì cho các nhà báo đang đến hạn phải nộp bài- ví dụ, báo chí có kỳ hạn nộp bài rất nghiêm ngặt, và đừng mong họ sẽ ngưng việc in ấn trừ phi bạn sắp công bố chiến tranh thế giới thứ III.

Tổ chức sự kiện truyền thông theo một số gợi ý sau:

Nên chuẩn bị các món ăn nhẹ, nhưng bạn không nên phung phí quá mức – các phóng viên sẽ nghi ngờ rằng bạn đang lấy buổi tiệc buffet tốn kém để thuyết phục họ. Banh lãnh đạo cấp cao phải có mặt để trả lời chất vất, và họ cũng cần được hướng dẫn cách xử lý chất vất. Có rất nhiều nhà điều hành xem báo chí là mối phiền toái, và luôn trả lời “miễn bình luận” mỗi khi bị đặt câu hỏi

Bạn nên cố gắng dành ra chút thời gian để các ký giả trò chuyện một đối một với những nhân vật quan trọng trong tổ chức của bạn. Cũng dễ hiểu thôi, ký giả luôn thích có được góc độ mà các ký giả khác không có, thế nên tuyên bố mọi điều với mọi người thì không được đón nhận đâu

Liên hệ với các nhà báo địa phương để cung cấp tin tức hoặc sự tư vấn và nhận xét bằng các sự kiện dành cho báo chí theo một định kỳ thường xuyên là việc đáng làm – điều này sẽ khiến họ gia tang chiều hướng tham gia các sự kiện truyền thong trong tương lai.

Gới ý tuyệt vơi nhất là hãy thuê một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (Event Agency) thực hiện ☺

Hoà Hảo – Tạp chí tổ chức sự kiện ManNews

Bình luận bài viết