Tổ chức sự kiện nên thuê Agency hay Supplier nhỏ lẻ?

Mỗi khi các công ty có sự kiện (lớn, nhỏ) cần tổ chức, các ban bệ chịu trách nghiệm lại phải suy nghĩ xem nên thuê từng hạng mục đơn lẻ của các nhà cung cấp chuyên nghiệp hay cần một nhà tổ chức sự kiện tư vấn tổng thể?

Để làm rõ cho những thắc mắc chính đáng này, trước hết chúng ta phải phân biệt được sự khách nhau giữa Agency (đơn vị tư vấn tổng thể) và Supplier (các nhà thầu vụ ) trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, quảng cáo nói chung:

Supplier là các công ty, tổ chức, ca nhân có chức năng cung cấp và sản xuất một số hạng mục nhất định: Nhà bạt không gian, sân khấu, âm thanh, ánh áng, màn hình…và các phụ kiện: cột inox, in bạt, maccos…

Agency là một công ty, đơn vị có chức năng tư vấn và thực hiện tổng thể một sự kiện, một chiến dịch quảng cáo. Hoàn toàn có khả năng kết nối các nhà cung cấp tốt nhât trong một sự kiện.

Thuê supplier khi:
Khi các kế hoạch, ý tưởng đơn giản, và rõ ràng.
Khi các công ty đã đủ các bộ phận về event, marketing, thành thục nghiệp vụ quản lý, tổ chức sự kiện
Quy mô, mục đích, ý nghĩa của sự kiện quá nhỏ, đơn giản.
Chỉ cần một số hạng mục nhất định

Thuê Agency khi:
Nó là một chiến dịch tổng thể: truyền thong, tổ chức sự kiện
Các sự kiện có quy mô lớn, quan trọng
Cần các ý tưởng mới lạ, sự quản lý chuyên nghiệp
Cần một đôi tác uy tín quản lý và cam kết về các rủi ro
Và khi khách hàng thực sự có tư duy chuyên nghiệp.

Supplier cũng được, agency cũng tốt, miễn là khách hàng biết cách đánh giá năng lực của đối tác:

Hiện nay có một thực trạng, các nhà cung cấp nhỏ lẻ, các agency mới thành lập với một hoặc vài nhóm người chưa nhiều kinh nghiệm và năng lực thực hiện dự án, nhưng rất đầu tư về mặt hình ảnh, thường xuyên lấy hình ảnh các dự án (không thực hiện, hoặc thực hiện phần rất nhỏ) đưa vào profile đi chào thầu…

Là một agency có nhiều năm knh nghiệm trong việc thực hiện các dự án lớn, qua nhiều cuộc đấu thầu,khách hàng nên đánh giá năng lực các công ty tổ chức sự kiện, quảng cáo bằng một số tiêu chí:

Gặp gỡ cán bộ tư vấn, chỉ những người có kinh nghiệm trải qua nhiều dự án mới có nhưng tư vấn tận tình chính xác
Thăm cơ sở, văn phòng xưởng sản xuất, để chắc chắn họ không phải là một người hay nhóm người tự phát “buôn nước bọt”
Hay xem những hợp đồng và thanh lý đã thực hiện
Cuối cùng hãy xem khách hàng cũ của họ nhận xét về họ như thế nào.

Mọi thứ chỉ là lý thuyết, đã tin thì phải dùng, đã dùng thì phải tin, có những agency khôn thuộc tiêu chí nào trên đây, nhưng họ vẫn đang làm rất tốt.