Như mọi người đều biết, tổ chức sự kiện là cái nghề mà nói dễ cũng đúng, nói khó cũng không sai.
Với quan điểm: cuối cùng thì mọi thứ cũng ổn, thì bất kỳ một sự kiện nào cũng sẽ kết thúc, nhưng dư âm, hương vị thành công của nó hoàn toàn khách nhau và không phải ai cũng biết cách tạo nên!
Một sự kiện thành công là không có bất kỳ một sai sót nào dù nhỏ nhất, nhưng để kiểm soát được rủi ro, nhất là với rất nhiều ekip trong sự kiện thì việc điều phối,chỉ đạo của Event Manager đòi hỏi phải nhanh nhạy, chính xác và quyết đoán và tất nhiên yếu tố kinh nghiệm vẫn được đặt lên hàng đầu.

Một Agency có năng lực chuyên nghiệp, không chỉ có kinh nghiệm về mặt tổ chức, có ý tưởng sáng tạo, mà còn phải là một trung tâm kết nối các supplier, freelancer trong các khâu thực hiện một sự kiện quy mô, tầm vóc. Sau đây là một số lưu ý trong việc phối hợp thực hiện và kết nối các thành phần tham gia tổ chức sự kiện.

1- Chuẩn bị tốt các công cụ liên lạc với team
Trong quá trình liên lạc với các team trong tổ chức sự kiện, từ khẩu lên kế hoạch, kịch bản và chạy chương trình, tất cả đều phải được cụ thể hoá bằng văn bản: Agenda (lịch trình), Todo list (phần công nhiệm vụ), Checklist ( kiểm tra thiết bị)…
Trong khi sự kiện diễn ra, thì bộ đàm là cái không thể thiếu, đặc biệt là những sự kiện lớn, đòi hỏi yếu tố phối hợp cao.
Kinh nghiệm sử dụng bộ đàm sẽ trình bày kỹ hơn ở các bài chuyên sâu, trong khuôn khổ bài này, các bạn phải lưu ý về việc set kênh cho bộ đàm. Trong đó đạo diễn là người cao nhất và sử dụng nhiều kênh để liên lạc với: Quản lý sân khấu (Stage Manager), quản lý nhân sự (Hr Manager), kỹ thuật, ATAS…, nhưng các phối hợp ngang (giữa các bộ phận) bắt buộc phải sử dụng kênh riêng…

2- Họp phân công tại hiện trường
Bước này có lẽ là quan trọng nhất, trước khi kịch bản trong phòng “thí nghiệm” được mang ra chạy thật. Bước này nhằm chốt lại vai trò nhiệm vụ của từng ekip để phù hợp với hiện trường thực tế.
Ví dụ, theo tính toán số lượng khách đên tham dự một sự kiện tăng đột biến, khi đó quản lý nhân sự phải điều thêm lễ tân, phải bố trí thêm cửa tiếp đón, khi đó phải tăng cường them lễ tân, giám sát và chắc chắn thời gian của sự kiện không hoàn toàn như kịch bản.
Hoặc quản lý sân khấu trong phân công sẽ quản lý toàn bộ khu vực sân khấu, dựng và dọn cảnh theo kịch bản, nhưng chỉ vì tại hiện trường có phát sinh việc treo lắp máy quay để ghi hình sự kiện, lúc đó quản lý sân khấu phải kết hợp với bên ánh sáng, để setup làm sao đảm bảo khung hình, ánh sang của sân khấu tôi ưu khi lên hình.

3- Vai trò của đạo diễn tổng quan
Có lẽ riêng với tổ chức sự kiện thì đạo diẽn tổng quan (đạo diễn hiện trường) là quan trọng nhất, họ là người mang lại sự thành công, an toàn của sự kiện. Không giống như với đạo diễn sân khấu (người tập trung nhiều vào hiệu ứng sân khấu, ATAS để đạt được ý tưởng của buổi trình diễn, thời khắc ấn tượng trên sân khấu) đạo diễn tổng quan hiện trường là người ráp nối tất cả các team, seuplier, freelancer …đảm bảo sự kiện thông suốt. Ở các agency chuyên nghiệp, họ gọi vị trí này là : Operation Director.
Một ví dụ mô tả công việc của đạo diễn hiện trường trong “Ngày hội gia đình, kỷ niệm 15 năm thành lập công ty Honda Việt Nam:
Bỏ qua các bước lên kịch bản, xây dựng kế hoạch, người đạo diễn tổng quan như một nhà giám sát công trinh trong ngày diễn ra sự kiện: Chuẩn bị làm việc với bên thuê địa điểm, bàn giao địa điểm, đảm bảo các điều kiện setup, quản lý timeline của các nhà cung cấp: Sân khấu, ATAS, nhân sự. Tiếp nhận các yêu cầu của khách hang khi có thay đổi hoặc phát sinh. Là người làm việc trực tiếp với đạo diễn sân khấu, đảm bảo các yêu tố kỹ thuật ổn định. Khi chương trình diễn ra, quản lý hiện trường lúc này là đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, nhân sự phải diễn ra đúng kịch bản như đã họp bàn.

4- Phối hợp ngang giữa các team
Kỹ năng này gần như là khó nhất trong quá trình tổ chức sự kiện, đặc biệt là các agency Việt Nam, nó đánh giá đúng nhất tính chuyên nghiệp của một Agency tổ chức sự kiện.
Để có một ekip ăn ý, ngàoi yếu tố nắm rõ kịch bản được phối biến từ đạo diễn tổng quan, đòi hỏi quá trình làm việc với nhau lâu năm, kinh qua nhiều sự kiện lớn nhỏ khác nhau.
Một kinh nghiệm là, chúng ta nên kết hợp và xây dựng ekip các supplier ngoài công ty, theo đó quá trình làm việc càng lâu dài, thì sự ăn ý trong các sự kiện càng tốt. Đừng bao giờ làm việc với ekip “xa lạ”, dù có chuyên nghiệp đến mấy thì trong các sự kiện quan trọng (sự kiện đòi hỏi tuyệt đối không có lỗi lầm) vẫn có thể có lỗi.

5- Kỹ năng ra quyết định của các bộ phận
Đây là một kỹ năng khó nhất trong các kỹ năng của một event manager, đòi hỏi phải nhanh nhậy và quyết đoán.
Câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để quyết định đó không sai lầm? Câu trả lời 90% phụ thuộc vào kinh nghiệm, còn lại 10% là do rủi do. Tất nhiên,khi ra quyết định một event Manager phải hiểu được hầu hết hệ quả của việc: “nếu không …thì sẽ…”.
Để ra quyết định kịp thời, Event Manager phải liên lạc thường xuyên với các ekip thực hiện chương trình, và khi có sự cố phát sinh, thì tốc độ ra quyết định của E-M, sẽ quyết định kết quả của việc giải quyết sự cố.
Một ví dụ điển hình: Trên sân khấu, tiết mục trước kết thúc, tiết mục thứ 2 chưa kịp chuẩn bị xong, tất nhiên không thể để khan giả chờ đợi quá lâu, vậy Quản lý sân khấu phải xin ý kiến của Đạo diễn: “Chúng ta phải làm gì để lấp sân khấu?”
Khi đó sẽ có 2 cách giải quyết:
– Các thông thường: MC sẽ là người đóng thế, sẽ lấp đầy thời gian chết trên sân khấu
– Cách thứ 2: Sử dụng hiệu ứng ATAS để biểu diễn một chút kỹ xảo, tạo bất ngờ cho tiết mục tiếp theo
Một lưu ý nữa là, khả năng ra quyết định của một E-M còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ chế của một Agency, với những Ageny lớn, cơ chế độc lập cho các ekip rất tốt, tính chịu trách nghiệm của các cá nhân cao, do đó khả năng ra quyết định độc lập cũng được rèn luyện rất nhiều.

– Event Team