Quy trình tổ chức lễ đó nhận huân chương, và bằng khen

Là một loại hình tổ chức sự kiện theo kiểu chính thống, nên yếu tố sáng tạo gần như không quan trọng bằng yếu tố đầy đủ, đúng đắn theo nghi thức quy định của nhà nước.
Hôm nay EC xin chia sẻ 1 bài viết của một eventor lâu năm trong agency đã làm rất nhiều các sự kiện kiểu “nhà nước” như vậy.

Xác định theme của sự kiện

Vì đây là một sự kiện đòi hỏi tính chu đáo cao, nên theme của sự kiện mang tính trang trọng, vừa phải về quy mô. Tuy nhiên, khi kết hợp với các liveshow, lễ thành lập hoặc một chương trình văn hoá lễ hội thì theme sẽ khác hơn chút.
Theo theme của sự kiện, chuyên viên sự kiện sẽ tư vấn cho khách hàng về mặt không gian địa điểm tổ chức. Phù hợp nhất vẫn là các hội trường lớn (nếu công ty có), hoặc địa điểm trung tâm và thường xuyên tổ chức các chương trình mang tính chinh trị: TT báo chí, TT Hội Nghị, Hội trường ở các Bộ, Tổng Cục…Tuyệt đối không làm ở những nơi mang tính giải trí và độc đáo: Bờ biển, sân vận động, sân khấu ca nhạc, bar, club…!

Đón tiếp khách.

Hơn bất kỳ một sự kiện nào, sự kiện đón nhận huân huy chương hay bằng khen chắc chắn có rất nhiều quan chức, là các VIP tại văn phòng chính phủ…
Vậy trước khi phát đi giấy mời chính thức, và định ngày tổ chức, việc xem xét lịch công tác của các VIP là cực kì quan trọng. Bởi một buổi lễ như thế này không có VIP – sẽ giảm phần trịnh trọng rất rất nhiều.
Vậy phải mời những ai?
Ngoài những bạn hàng, đối tác, các bộ công nhân viên của công ty, tổ chức thì 1 thành phần không thể thiếu đó là đại diện tổ chức thi đua khen thưởng, cơ quan chủ quảng trao quyết dịnhh khen thưởng cho đơn vị, công ty. Thường là trưởng ban thi đua khen thưởng (PTT) hoặc Chủ tịch UBMTTQ.

Trang thiết bị cần thiết:

Ngoài những trang thiết bị cơ bản của những sự kiện thông thường khác, các eventor chú ý trên sân khấu luôn luôn phải có 2 loại cờ: Cờ Đảng, Cơ Tổ Quốc, nếu có cờ tập đoàn, công ty(phải xin phép trước).
Ngoài ra một vài trang thiết bị nhỏ khác nhưng rất dễ bị quên: Khay phủ khăn đỏ đẹp, giá để cờ thi đua, giá để bằng khen.

Hình thức trao/nhận
Tuy các bạn xem trên tv rất nhiều các lễ trao nhận huân huy chương bằng khen, nhưng không đơn giản đâu nha.
Với vai trò là tư vấn, đạo diễn sự kiện, những khách hàng đáng kính lần đầu làm “chuyện ấy” sẽ hỏi bạn các câu hỏi: Làm gì, nói gì? Ai nói? Ai trao? Ai nhận..?
Bạn phải trả lời như một người có kinh nghiệm:
– Đầu tiền MC điều hành sẽ mời 3 đại diện của đơn vị lên sân khấu để chuẩn bị nghi thức trao nhận: Giám đốc, chủ tịch và đoàn thanh niên (nếu có)
– MC mời đại diện cho tổ chức khen thưởng của nhà nước lên sân khấu đọc quyết định khen thưởng (TTCP ký).
– MC mời đại diện tổ chức thi đua khen thưởng của nhà nước (VIP) lên thực hiện nghi thức trao thưởng.
Một số sự kiện sẽ có thêm phần chào cờ, và nhạc lễ thì không bao giờ thiếu.

Một số lưu ý về truyền thông cho sự kiện này

Với những sự kiện như này, nhu cầu truyền thông là rất cao, do đó việc chọn lọc đầu báo, mời phóng viên cũng nên cân nhắc tránh tình trạng đưa tin sai nội dung, sai kênh gây tốn kém chi phí và ảnh hưởng đến công tác truyền thông của khách hàng.

Ba Duy