Để có thể tổ chức được sự kiện, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức các loại sự kiện. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện của nhiều đơn vị vẫn còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.

Có nhiều sự kiện chuẩn bị diễn ra còn phải bị hủy bỏ do trục trặc liên quan đến vấn đề giấy phép tổ chức. Để giúp quý khách hàng có những hiểu biết về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, Công ty BlueMAN (Event Agency) cung cấp tới quý khách hàng một số kiến thức cơ bản sau:

1. Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm:
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên đơn vị xin phép.
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Kịch bản nội dung sự kiện.
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện.
– Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Tuy nhiên, khi tổ chức các sự kiện có thêm các chương trình với nội dung khác nhau thì cần bổ sung thêm các thông tin, cụ thể:

a. Tổ chức họp báo
– Đơn xin phép họp báo gồm: ( Mục đích, Thời gian, Địa điểm, Nội dung ), người thuyết trình, người chủ trì (Họ và tên, chức vụ), đối tượng khách mời.
– Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng)
– Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…)
– Thời gian cấp: 1 ngày ( không kể ngày nghỉ)

b. Tổ Chức Trình Diễn Thời Trang
– Đơn xin phép trình diễn thời trang
– Danh sách người mẫu
– Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn
– Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước ngày diễn)
– Hợp đồng địa điểm tổ chức

c. Tổ chức biểu diễn ca nhạc
– Đơn xin phép: Thờigian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết),thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?
– Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng)
– Hợp đồng địa điểm
-Thời gian cấp: 7 ngày ( không kể ngày nghỉ)
Lưu ý: Từ tháng 7/2008 các chương trình có các hoạt động văn nghệ (hát, nhạc…) liên quan đến tác giả, tác phẩm thì cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả v/v đồng ý cho sử dụng tác phẩm.
2. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

3. Thời hạn nộp hồ sơ
Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.
Trên đây là một số kiến thức cơ bản về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hy vọng kiến thức này sẽ giúp quý khách hàng xin được giấy phép một cách nhanh chóng nhất, tránh những trục trặc không đáng có ảnh hưởng tới việc tổ chức sự kiện của khách hàng.

Minh Hiền – Phòng pháp chế BlueMAN Agency