Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới là một phần quan trọng của các doanh nghiệp, công ty, cửa hàng,… giúp khách hàng tiềm năng tiếp cận sản phẩm nhanh nhất. Vì vậy, khâu chuẩn bị và tổ chức sự kiện này cần phải lựa chọn được cách tổ chức phù hợp để đạt hiệu quả tốt nhất.

Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới là gì

Tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới là hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới đến khách hàng, đối tác nhằm mang đến ấn tượng ban đầu tốt  đẹp về sản phẩm cũng như thương hiệu.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành: Tổng hợp kiến thức sự kiện

Trên thực tế có rất nhiều sản phẩm mới ra đời rất có giá trị được các nhà kinh doanh, đầu tư đặt kỳ vọng. Tuy nhiên, kế hoạch ra mắt không hoàn hảo có thể khiến sản phẩm đó không tiếp cận được đến khách hàng, cản bước tiến trên thị trường, thậm chí có trường hợp bị khai tử. Vì thế, việc chú trọng và đầu tư cho việc tổ chức lễ ra mắt sản phẩm là vô cùng quan trọng và cần thiết bởi đó là cơ hội để quảng bá rộng rãi đến giới truyền thông, công chúng tất cả những gì tốt đẹp về sản phẩm, là bước khởi đầu để sản phẩm tiếp cận thị trường.

Một buổi lễ ra mắt sản phẩm dịch vụ mới được tổ chức chuyên nghiệp không những lôi cuốn được khách hàng tiềm năng cho sản phẩm mà còn gây được ấn tượng với công chúng về sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của công ty.

Kế hoạch tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới

Yếu tố đầu tiên quyết định chương trình giới thiệu sản phẩm dịch vụ thành công là có một kế hoạch hoàn chỉnh về chương trình. Dưới đây là kế hoạch cơ bản mà BlueMAN thực hiện tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới đầy đủ các hạng mục như sau:

  • Tiếp nhận thông tin về đối tác và sản phẩm
  • Họp bàn ý tưởng, trao đổi ý kiến thống nhất với đối tác, lên kịch bản chương trình
  • Thiết kế sân khấu và các ấn phẩm bandrol, backdrop, poster, standee,…
  • Lên danh sách số lượng khách mời và các phương tiện truyền thông

Đối với lễ ra mắt sản phẩm, khách mời sẽ rất đa dạng bao gồm: đại diện doanh nghiệp từ cấp trên xuống cấp dưới, các đại   lý phân phối sản phẩm, ban truyền thông, khách hàng tiềm năng, người tiêu dùng,… Lên số lượng khách mời là công việc đầu tiên cho bất kỳ sự kiện nào nên chắc chắn việc lên danh sách từ những nhân vật quan trọng nhất trở xuống để tránh việc bỏ quên là công việc cần thiết.

  • Chọn hình thức tổ chức

Tùy vào kinh phí cũng như mục tiêu mà bạn hướng tới để lựa chọn hình thức tổ chức cho hợp lý. Đối với event giới thiệu sản phẩm mới, có 4 hình thức chính mà các doanh nghiệp có thể chọn để tổ chức: Họp báo, Event launching, Sampling dùng thử và Roadshow.

1- Họp báo

Đây là hoạt động truyền thông chính thống cho các sản phẩm của mình và là công việc hầu hết các công ty khi ra mắt sản phẩm đều nghĩ đến đầu tiên.

Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí – thông điệp truyền tải trên các kênh truyền thông mà agency đã tư vấn và lựa chọn cho sản phẩm. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Khi sản phẩm đã xuất hiện trong giới truyền thông, mới chỉ dừng lại ở mức độ xuất hiện trên các tạp trí, báo giới thì một buổi lễ lauching có lẽ là thời khắc chính thức tuyên bố sự có mặt của sản phẩm trên thị trường.

2- Event Launching

Buổi ra mắt sản phẩm mới thường kết hợp với việc mời báo chí để phát đi thông điệp (truyền thông trên ngạch ATL).

3- Activation – Sampling

Đây là nhiệm vụ của các kế hoạch activation và sampling, là việc tổ chức phát mẫu dùng thử, các hoạt động hoạt náo nhằm gây sự chú ý tới người tiêu dùng. Việc chọn địa điểm, kịch bản hoạt náo tại mỗi khu vực đều được tính toán để sản phẩm được tiếp cận nhanh nhất đến với các khách hàng mục tiêu (target user).

Còn gì thuyết phục hơn khi người tiêu dùng được chứng kiến tận mắt, cảm nhận trực tiếp các tính năng nổi bật của sản phẩm thông qua việc dùng thử chúng tại những nơi đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm thường lui tới: Chợ, siêu thị, trung tâm thương mại…

Kế hoạch này có tác dụng rất lớn nữa là có thể điều tra được ý kiến của khách hàng dùng thử sản phẩm, các nguyện vọng bổ sung về chất lượng, thiết kế, bao bì…của người tiêu dùng, tất cả sẽ là nguyên liệu để nhà sản xuất hoàn thiện sản phẩm của mình.

4- Roadshow

Là hoạt động tổ chức sự kiện lưu động, tổ chức show trên đường đi, các điểm công cộng trong thời gian ngắn và liên tục thay đổi về mặt địa điểm.

Hiện nay hình thức roadshow chủ yếu được áp dụng là sử dụng một đội hình mặc quần áo đồng phục (cùng với HTND thương hiệu của nhãn hàng hoặc công ty có sản phẩm đang quảng cáo) điều khiển xe đạp, xe máy, ô tô thậm trí là các xe phân khối lớn, siêu xe chạy theo các tuyến phố có lương người tham gia giao thông cao, các trung tâm vui chơi, thương mại đông đúc.

  • Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ thuận tiện di chuyển và gắn với sản phẩm là tốt nhất. Bạn có thể tổ chức ngay tại đại lý chính của sản phẩm hoặc ngay tại công ty sản xuất. Tuy nhiên, cách để tạo sự hào hứng và ấn tượng cho khách mời là một địa điểm mới lạ.

Ví dụ: buổi ra mắt sản phẩm sữa tươi tại trang trại bò sữa, buổi ra mắt nhãn hiệu nước hoa mới được tổ chức tại cánh đồng hoa và tham quan dây chuyền sản xuất,… Những địa điểm này sẽ mang lại hiệu ứng rất lớn với nhãn quan của khách mời đấy.

  • Liệt kê những thứ cần chuẩn bị

Kịch bản tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới

Dưới đây là kịch bản mẫu về chương trình tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm dịch vụ mới cơ bản:

– Đón tiếp đại biểu

– Văn nghệ

– Giới thiệu chương trình

– Lãnh đạo Tập đoàn phát biểu khai mạc chương trình

– Giới thiệu thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ

– Ký cam kết triển khai bộ nhận diện thương hiệu

– Cắt băng khánh thành

–  Giới thiệu chương trình nghệ thuật, quay thưởng

– Ký kết hợp tác giữa Lãnh đạo các đơn vị

– Đại diện khách hàng phát biểu cảm tưởng

– Tham gia trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ

– Kết thúc chương trình

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ mới ấn tượng

Một sự kiện tung sản phẩm tốt, từ cách thức tổ chức, từ thông điệp và concept cần phải truyền tải được những trải nghiệm đặc biệt cho người tham gia sự kiện.

Concept của chương trình độc đáo gắn với sản phẩm

Phong cách set up ấn tượng

Phong cách set up cũng tạo ấn tượng mạnh cho người tham dự. Rất nhiều sản phẩm coi trọng việc set up, decor, đặc biệt là các sản phẩm mỹ phẩm, hi tech, thời trang.

Đăng ký tham dự Event thu hút bằng các dự án nhỏ

Một số sản phẩm cho khán giả chơi trò chơi hay thi một cuộc thi nhỏ, tag ảnh, tag bài viết để đoạt vé tham dự, một vài sản phẩm lại đề nghị người tham dự đổi một sản phẩm hay vật dụng nào đó để lấy vé mời, những tấm thiệp sáng tạo sẽ là màn gây ấn tượng đầu tiên của sản phẩm dành cho khách hàng. Hoặc việc đặt chỗ tham dự một cách đặc biệt cũng sẽ tạo ấn tượng khó phai.

Tiết mục điểm nhấn

Những gì có thể giúp người tham dự lưu ấn tượng về Event không gì khác là ngoài một vài điểm nhấn. Cách thức sản phẩm ra mắt khán giả sẽ khiến họ nhớ lâu nếu nó có gì đó đặc biệt, vì vậy nhiều người làm event thích tạo “hiệu ứng wow” tức là sự thích thú, ngạc nhiên cho khách tham dự bằng những phần trình diễn đặc biệt khi ra mắt sản phẩm.

Trải nghiệm sản phẩm trực tiếp

Lái thử xe ô tô, dùng thử đồ ăn thức uống… sẽ làm cho khách hàng ghi nhớ lâu, quyết định mua sản phẩm hoặc giới thiệu cho người quen về những trải nghiệm thú vị của họ đối với sản phẩm

Tạo điều kiện cho khách hàng lan truyền về Event và sản phẩm

Sẽ rất tuyệt nếu bạn giúp cho người tham dự đứng tại Event và share ngay thông tin lên mạng xã hội của họ để lan truyền cho bạn bè họ. Có thể thực hiện điều này bằng cách upload hình của họ lên trang web của Event, và ngay dưới các trang có các nút, link cho phép share thông tin này lên các Mạng xã hội phổ biến…

Khuyến khích mua sản phẩm

Sau khi tung sản phẩm, có thể khuyến khích khách hàng mua sản phẩm để bước đầu có được doanh số. Nếu là khách hàng đại lý, có thể khuyến khích họ ký hợp đồng mua nhiều sản phẩm, đổi lại được bốc thăm may mắn trúng quà. Nếu là khách hàng cá nhân, có thể tặng coupon giảm giá, hay có các chương trình khuyến mãi để khích lệ họ mua sản phẩm mới, hoặc tổ chức “giờ vàng hạ giá”, “đấu giá phiên bản đặc biệt” của sản phẩm.

Ưu điểm của hoạt động tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ mới là độ phủ rộng, tiếp cận đối tượng khách hàng rộng, kết hợp được nhiều hoạt động tại các điểm dừng chân và tạo hình ảnh cho sản phẩm trong tâm trí người tiêu dùng, khơi dậy sự tò mò về sản phẩm mới đến với khách hàng.

Xem thêm: CÁC HÌNH THỨC KHUYẾN MẠI THƯƠNG NHÂN ĐƯỢC PHÉP TIẾN HÀNH

Nếu có bất cứ băn khoăn, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn khách quan và trung thực nhất.

Liên hệ Phone: (04)63284191 (H) 0974.191.191
Fax: (04)63284192
Email: info@blueman.vn

Bình luận bài viết