Tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị là hoạt động phổ biến có thể thấy ở các doanh nghiệp, công ty, tổ chức… được tổ chức thông qua các buổi hội thảo khoa học, hội thảo khách hàng, hội nghị thường niên, hội thảo ra mắt sản phẩm mới,… Mặc dù quy trình tổ chức không quá phức tạp nhưng đòi hỏi đơn vị tổ chức cần có sự chuẩn bị kỹ càng với bản kế hoạch chi tiết.

Định nghĩa hội thảo và hội nghị

Nếu hội thảo được tổ chức ra với mục đích là cuộc thảo luận về 1 số vấn đề nào đó có tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra thì hội nghị là 1 cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể để tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bản phương hướng hoạt động trong thời gian tới. Trong khi đó, hội thảo mang lại mục đích làm sáng tỏ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo vấn đề 1 cách có cơ sở khoa học.

Xem thêm: Bàn về ý tưởng tổ chức sự kiện

Thành lập ban tổ chức sự kiện

Sau khi tiếp nhận thông tin và thống nhất với khách hàng, công tác thành lập ban tổ chức trước khi sự kiện diễn ra được thành lập giúp phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể. Công ty tổ chức sự kiện BlueMAN sẽ lập kế hoạch chi tiết tiến độ nhằm xem xét toàn diện, thực hiện chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ cho khách hàng với 3 nhóm cơ bản:

– Bộ phận đối ngoại: Phụ trách lên danh sách khách mời, thiệp mời, kiểm tra phản hồi của khách, chốt danh sách khách tham dự sự kiện hội nghị, hội thảo.

– Bộ phận hậu cần: Phụ trách thiết kế ý tưởng, hội trường tổ chức, kịch bản nội dung chương trình, phương tiện giao thông, đặt tiệc, quà tặng, setup sân khấu, âm thanh ánh sáng, chương trình nghệ thuật, backdrop,…

– Bộ phận lễ tân: Checklist, hướng dẫn, phục vụ khách mời, tặng quà, tiễn khách.

Quy trình thực hiện tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị

Quy trình 1:

– Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo với khách hàng

– Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo

* Lập kế hoạch: Mục đích, yêu cầu cần đạt, nội dung, thời gian, địa điểm, kinh phí, dự kiến đơn vị phối hợp, khách mời, chương trình hội nghị, chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc (nếu có).

* Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:

– Chuẩn bị: Truyền thông cho sự kiện, in ấn tài liệu, phát hành thư mời, chuẩn bị hội trường, khẩu hiệu, âm thanh, máy móc… đặt ăn uống, bố trí nghỉ ngơi (nếu có).

– Tổ chức hội nghị: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điều khiển dẫn chương trình hội nghị.

– Kết thúc hội nghị: Ghi biên bản hội nghị, tThông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị

Quy trình 2:

– Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo: Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo, kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.

Quy trình 3:

– Đánh giá hiệu quả của hội nghị, hội thảo.

Kịch bản tổ chức sự kiện hội nghị cơ bản

– Đón khách: Lễ tân đón khách và hướng dẫn khách vào vị trí ngồi. Ổn định vị trí ngồi của khách. Lễ tân hướng dẫn khách chụp hình kỉ niệm.

– MC khai mạc hội nghị

– Sơ kết công tác Công Đoàn

– Ra mắt

– Trao thưởng các tổ chức Công đoàn CSTV mới thành lập

– Tập huấn công tác nữ công

– Kết thúc hội nghị

Những lưu ý để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Xác định rõ chủ đề

Chủ đề thống nhất của chương trình là linh hồn của sự kiện liên quan đến mục đích khi tổ chức, mục đích khách tham dư, khách hàng tiềm năng hướng đến. Chủ đề phải được lên kế hoạch từ trước và đảm bảo sự ấn tượng cùng với ý nghĩa của chủ đề nhằm thu hút khách hàng và giới truyền thông.

Thống nhất công việc với diễn giả hay người phát ngôn

Trước khi chương trình diễn ra, việc công bố tên hay chức danh của diễn giả hết sức quan trọng giúp buổi hội nghị, hội thảo thu hút. Mặt khác, làm việc với diễn giả, người phát ngôn để thống nhất về nội dung, thời gian của buổi nói chuyện, trình bày … sẽ giúp hội thảo, hội nghị diễn ra suôn sẻ, đúng thời gian và không lan man.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện thành lập công ty: Định nghĩa, quy trình và những khó khăn hay gặp phải khi setup

Địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị phù hợp

Địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị phải phù hợp dựa trên nội dung sự kiện và số lượng khách mời, tiện ích của địa điểm, như khách sạn, trung tâm hội nghị,… hay quán cafe với các hội nghị nhỏ, thiên về tính thân mật…

Truyền thông, quảng bá cho hội thảo, hội nghị

Việc truyền thông, quảng bá cho sự kiện vô cùng quan trọng qua 1 số hình thức như: mạng xã hội, truyền thông báo chí, mail,… gọi điện trực tiếp, thiếp mời,…

Từ lâu, hội thảo, hội nghị là công cụ được ưa dùng nhất trong cả khu vực tư nhân lẫn khu vực nhà nước cho những vấn đề cần sự đóng góp và phát huy ý kiến tập thể.

Luôn lắng nghe yêu cầu, ý kiến của khách hàng để lên phương án tổ chức hoàn hảo khiến khách hàng hài lòng tuyệt đối là những gì BlueMAN đã, đang và cam kết mang lại cho khách hàng.

Nếu có bất cứ băn khoăn, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn khách quan và trung thực nhất.

Liên hệ Phone: (04)63284191 (H) 0974.191.191
Fax: (04)63284192
Email: info@blueman.vn

Bình luận bài viết