Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành là sự kiện quan trọng của mỗi công ty, doanh nghiệp thành lập hay mở các chi nhánh mới để đánh dấu sự xuất hiện trên thị trường. Thông qua việc tổ chức sự kiện này, mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ để lại những ấn tượng tốt đẹp, tiếp cận gần hơn đến các vị khách tham dự và thông qua các phương tiện truyền thông để quảng bá cho sản phẩm đến tay đối tác, người tiêu dùng… Vậy tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành là gì, vai trò, quy trình chuyên nghiệp, kịch bản đầy đủ và những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn đầy đủ.

 Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành là gì?

Từ “khai trương, khánh thành” đều là từ Hán Việt. Trong đó, “khánh thành” có nghĩa là lễ mừng, lễ thông báo sự hoàn thành của một sự việc hay một công trình nào đó. Còn “khai trương” là hoạt động tổ chức, chúc mừng sự khởi đầu một công việc nào đó của một doanh nghiệp

Như vậy, tổ chức sự kiện khai trươngtổ chức sự kiện khánh thành mang những nét tương đồng và chung ý nghĩa, nên thường được nhiều người gọi và gộp chung mang ý nghĩa: là một hoạt động tổ chức báo hiệu sự bắt đầu sau một quá trình chuẩn bị để đánh dấu bước phát triển mới, mở ra hy vọng, sự hào hứng của người làm kinh doanh.

Xem thêm: Khi nào cần thuê riêng 1 Agency tổ chức sự kiện

Vai trò của tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành

Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các công ty và doanh nghiệp bởi không chỉ đánh dấu sự ra đời mà còn giúp giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng và đặc biệt là xác định những khách hàng mục tiêu, khách hàng tiềm năng.

Có thể khẳng định vai trò của tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành thể hiện:

–  Đánh dấu sự khởi đầu may mắn và hoàn hảo: “Đầu xuôi đuôi lọt” là quan niệm lâu đời của người kinh doanh, tất cả các hoạt động khởi đầu đều phải đảm bảo hoàn hảo, chu đáo thì việc kinh doanh sau này mới thuận lợi. Mặt khác, với văn hóa tín ngưỡng tâm linh của người Việt, đây cũng là hoạt động mang tính tâm linh nhằm xin phép thổ công, thần linh để việc kinh doanh được thuận lợi. Các công ty tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng đảm bảo chu toàn mọi yếu tố về ngày, giờ, công tác chuẩn bị … cho vấn đề này.

Quảng bá vị thế, hình ảnh cho công ty: tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành thành công sẽ để lại nhiều ấn tượng tốt đẹp và cũng là cách tốt nhất thông qua các phương tiện truyền thông quảng cáo hình ảnh tới các khách hàng, đối tác, công chúng… giúp thiết lập các mối quan hệ mới, củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài tốt nhất cho các doanh nghiệp. Đây là cách tốt nhất để quảng cáo công ty một cách khách quan, được nhiều khách hàng tin tưởng không mất chi phí quảng cáo.

Vì vậy, tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút rất đông khách hàng quan tâm tới sản phẩm, công ty, doanh nghiệp với mục đích thương mại.

Trước đây, các hoạt động lễ khai trương, khánh thành thường diễn ra trong phạm vi hẹp và chung chung. Tuy nhiên, nắm được vai trò to lớn của loại hình tổ chức sự kiện này đối với xã hội hiện đại mà lễ khai trương, khánh thành được xem trọng và tổ chức quy mô, chuyên nghiệp hơn.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp

BlueMAN là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội có kinh nghiệm lâu năm cùng ekip chuyên nghiệp tổ chức các buổi lễ khai trương, khánh thành thành công. Tổ chức sự kiện thực hiện theo một quy trình chuyên nghiệp giúp khách hàng thu hút sự chú ý từ công chúng và gia tăng tối đa khả năng tiếp cận sản phẩm tới khách hàng tiềm năng. Quy trình chuẩn gồm:

  1. Tiếp nhận thông tin từ đơn vị khách hàng

Tiếp nhận các thông tin cần thiết về buổi lễ từ khách hàng thông qua gặp mặt trực tiếp, trao đổi qua mail,.. gồm:

– Thông tin đơn vị khách hàng

– Mục đích, lý do tổ chức

– Thời gian diễn ra

– Đối tượng, số lượng người tham dự

– Các yêu cầu đặc biệt với event

  1. Lên kế hoạch, ý tưởng, xây dựng chủ đề tổ chức sự kiện

Từ những thông tin trên, BlueMAN tiến hành phân tích và đưa ra chủ đề, ý tưởng tổ chức sự kiện thông qua 3 yếu tố: Ý tưởng – Chủ đề – Đối tượng nhằm lên chương trình phù hợp, đáp ứng những yêu cầu mà khách hàng đưa ra và thu hút sự quan tâm của người tham dự. Chủ đề buổi lễ được xây dựng trên các yếu tố:

– Văn hóa doanh nghiệp

– Địa điểm tổ chức

– Cách thức phục vụ

– Thiết kế trang trí

– Âm thanh, sánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt…

Sau đó, lên kế hoạch chi tiết, cụ thể từ kinh phí đầu tư doanh nghiệp, thiết lập hạng mục, kế hoạch chi tiêu phù hợp, chính xác, tiết kiệm giúp công việc tổ chức sự kiện tiện lợi, nhanh chóng.

  1. Viết nội dung chương trình

Công việc viết nội dung chương trình cho khách hàng được thực hiện dựa trên ý tưởng đã trao đổi giúp tạo nên sự khác biệt cho chương trình, tạo tiền đề thành công cho khâu tổ chức thực hiện.

Xem thêm: Bàn về ý tưởng tổ chức sự kiện

  1. Kí hợp đồng tổ chức sự kiện

Kí hợp đồng tổ chức sự kiện được thực hiện giữa 2 bên sau khi trao đổi và thống nhất về kịch bản, nội dung chương trình và các hạng mục khác được chuyển đến tận nơi ký hoặc ký kết trực tiếp nếu khách hàng yêu cầu.

  1. Chuẩn bị tổ chức sự kiện

– Đơn vị tổ chức sự kiện khảo sát địa điểm

– Lên danh sách số lượng khách tham dự

– Thiết kế sơ đồ tổng thể các hạng mục trang trí và khu vực tổ chức

– Thiết kế banner, in ấn, gửi giấy mời

– Xin giấy phép treo banner quảng cáo tại sở văn hóa và du lịch.

  1. Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành

Set up trước ngày Tổ chức sự kiện: Thi công dàn dựng, trang trí

+ Trang trí: cổng chào, băng rôn banner, bóng bay, hoa tươi,…

+ Trang trí khu vực lễ tân: banner, cờ, hoa, quầy lễ tân, bàn tiệc teabreak,…

+ Trang trí khu vực lễ: lắp đặt cổng chào, cột barrier, trải thảm đỏ, đặt cây cảnh, hoa tươi,…

+ Sân khấu: sàn sân khấu khung treo backdrop, thiết bị âm thanh, ánh sáng,  máy chiếu, màn chiếu,…

+ Trang trí khu vực tổ chức tiệc, khu vực dưới sân khấu, thiết bị & các đồ dùng phục vụ lễ khai trương: quạt công nghiệp, máy phát điện dự phòng, pháo hoa, nước uống,…

+ Chuẩn bị và trang trí khu vực cắt băng khánh thành

+ Dọn dẹp vệ sinh và các công việc cần thiết khác

– Nội dung lễ khai trương, khánh thành

+ Lễ tân tiếp đón khách mời đảm bảo long trọng, chu đáo: Bố trí nhân viên bảo vệ hướng dẫn khách đến sự kiện đỗ xe, nhận hoa chúc mừng từ khách; đội lân sư rồng biểu diễn; đội ngũ PG, PB tiếp đón, hưỡng dẫn và phục vụ khách.

+ Tổ chức múa lân rồng, múa trống mở màn

+ MC giới thiệu chương trình, chương trình nghệ thuật chào mừng

+ MC thông báo mục đích và ý nghĩa của buổi lễ

+ Giới thiệu đại biểu tham gia

+ Trình chiếu video clip về doanh nghiệp

+ Lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu

+ Nghi thức cắt băng khai trương, khánh thành

+ Nghi thức khui sâm banh chúc mừng

+ Giới thiệu khác hàng các sản phẩm, dịch vụ

+ Dự tiệc

+ Lễ tân tặng quà và tiễn khách

  1. Kết thúc lễ khánh thành, khai trương

– Tiến hành tháo gỡ, thu gom các thiết bị

– Dọn dẹp vệ sinh toàn bộ khu vực

– Họp tổng kết và rút kinh nghiệm

Lễ khai trương, khánh thành ấn tượng phụ thuộc vào kịch bản tổ chức với nội dung sáng tạo, hấp dẫn.

BlueMAN – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

BlueMAN luôn đặt mình vào vị trí của khách hàng đảm bảo những mục tiêu, phương châm kinh doanh có lợi nhất cho khách hàng để mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành về: Showroom, cửa hàng, công ty, tòa nhà, các trung tâm thương mại, khách sạn….trọn gói bao gồm các công việc như lên ý tưởng, thiết kế, lên kế hoạch đến cung cấp các thiết bị để tổ chức và nhân sự cho sự kiện.

BlueMAN cùng với quy trình tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành chuyên nghiệp, bài bản cam kết giúp quý khách hàng:

– Tiết kiệm ngân sách, dự toán chi tiêu hợp lý nhất

– Có 1 buổi lễ khai trương, khánh thành hoành tráng, xứng tầm đẳng cấp của sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu

– Thu hút và gây ấn tượng mạnh mẽ, sâu đậm nhất tới khách hàng, doanh nghiệp và giới truyền thông

BlueMAN mang đến Quý khách hàng một chương trình sự kiện:

– Bản báo giá không thể cạnh tranh hơn

–  Kịch bản tổ chức độc đáo, hấp dẫn. Luôn tìm hiểu kỹ lưỡng và chi tiết về khách hàng để lên kịch bản phù hợp, đảm bảo mỗi đơn vị có nét riêng biệt. Tuyệt đối không sử dụng 1 kịch bản cho mọi khách hàng.

– Đội ngũ PG, PG, MC, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy, … trẻ trung, xinh đẹp, tài năng và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm,  tận tâm, chu đáo.

– Quy trình set up trang thiết bị và các hạng mục toàn diện

Luôn lắng nghe yêu cầu, ý kiến của khách hàng để lên phương án tổ chức hoàn hảo khiến khách hàng hài lòng tuyệt đối là những gì BlueMAN đã, đang và cam kết mang lại cho khách hàng.

Nếu có bất cứ băn khoăn, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn khách quan và trung thực nhất.

Liên hệ Phone: (04)63284191 (H) 0974.191.191
Fax: (04)63284192
Email: info@blueman.vn

 

Bình luận bài viết