Sự kiện tri ân khách hàng – hội nghị khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp vào dịp cuối năm với mục đích gửi lời cảm ơn và chia sẻ thành công đến sự hợp tác của đối tác, khách hàng. Qua sự kiện hội nghị khách hàng, tri ân khách hàng được BlueMAN tổ chức chuyên nghiệp, sáng tạo, ấn tượng, mối quan hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp được củng cố và thiết lập những mối quan hệ mới với những khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Tri ân khách hàng là gì và ý nghĩa

Sự kiện tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng là sự kiện lớn đối với các công ty, doanh nghiệp bày tỏ gửi lời tri ân sâu sắc đến khách hàng, đối tác thân thiết đã tin tưởng sử dụng sản phẩm, dịch vụ khi đồng hành cùng doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng – hội nghị khách hàng giúp mối quan hệ khách hàng với doanh nghiệp gắn kết bền chặt mang ý nghĩa quan trọng:

– Đối với khách hàng:

  • Giúp khách hàng cảm nhận vai trò quan trọng của mình
  • Tạo dựng chữ “Tín”, niềm tin trong lòng khách hàng
  • Giữ chân khách hàng

– Đối với doanh nghiệp:

  • Cảm ơn khách hàng đã sử dụng sản phẩm, dịch vụ
  • Thu hút, tiếp cận khách hàng tiềm năng mới
  • Quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp
  • Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới
  • Xây dựng chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm phù hợp thông qua việc thu thập ý kiến khách hàng

Xem thêm: Tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành: Tổng hợp kiến thức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Tiếp nhận thông tin, thống nhất chương trình tổ chức sự kiện với khách hàng

Lên danh sách khách mời

Cũng giống như tiệc tất niên, danh sách khách mời là điều rất quan trọng trong sự kiện tri ân khách hàng: cần phải xác định số lượng khách mời, để chọn địa điểm, dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch phù hợp với đối tượng và số lượng khách mời

Lên ý tưởng

BlueMAN sẽ giúp khách hàng lên những ý tưởng sáng tạo, không gây nhàm chán với người tham dự.

Xây dựng kế hoạch sơ bộ:

Kế hoạch sơ bộ về chương trình bao gồm:

  • Địa điểm tổ chức: Lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp, dễ tìm và thuận tiện giao thông đi lại.
  • Thời gian tổ chức: chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự, như: dịp cuối tuần hay vào buổi chiều tối
  • Chủ để cho chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa, diễn ra một cách mạch lạc hơn.

Triển khai kế hoạch:

Mọi hoạt động trong sự kiện sẽ diễn ra theo chủ đề đã được xác định:

  • Thiết kế và lên danh sách: quà tặng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop cần được thiết kế theo một concept,…
  • Thi công: được thi công trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày.

Tổ chức chương trình:

– Đón khách: Lễ tân xin name – card của khách tại phòng đón tiếp riêng dành cho khách VIP. Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi.

– Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo

– Chương trình văn nghê: Những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng cho đến phần cuối chương trình là những tiết mục sôi động để làm nóng không khí.

– Tặng quà: Mọi phần quà được tặng cần chuẩn bị chỉnh chu.

– Rút thăm trúng thưởng:  MC có kinh nghiệm hoạt náo sôi động.

– Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon.

– Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào.

Điều kiện tổ chức sự kiện tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Đối với các sự kiện tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng chuyên nghiệp thì điều kiện là khâu quyết định tổ chức thành công hay không. Vì vậy, việc tìm hiểu và làm các thủ tục rõ ràng về tổ chức là khâu quan trọng tránh lãng phí thời gian và công sức.

Căn cứ pháp lý tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Việc kiểm tra tính hợp pháp, thống nhất trong việc xác nhận cấp giấy phép tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo tại Việt Nam được lấy căn cứ từ

– Nghị Định số 103/2009/NĐ-CP của chính phủ

Quyết Định số 76/2010/NĐ-TTG của Thủ tướng

Nội dung cụ thể điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam

Dựa trên căn cứ trong khoản 1 Điều 7, khoản 1 Điều 13 và khoản 1 Điều 18 của Nghị định 103/2009/NĐ-CP đã quy định rõ ràng ràng cho những doanh nghiệp, đơn vị phải đăng ký xin cấp giấy phép để tổ chức các sự kiện như:

  • Biểu diễn nghệ thuật
  • Triển lãm văn hóa nghệ thuật
  • Trình diễn thời trang
  • Tổ chức lễ hội

Lấy căn cứ trong Điều 3 của Quyết định số 76/2010/QĐ-TTg  có quy định Thẩm quyền xác nhận đủ điều kiện tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Trong những trường hợp này, bạn phải được cấp phép bởi những cơ quan có thẩm quyền như Thủ tướng, Thủ trưởng cơ quan Trung ương và địa phương  tùy theo tính chất của hội nghị, hội thảo quốc tế.

Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế

  1. Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế như sau:
  • Hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng (hoặc tương đương trở lên) của các nước, vùng lãnh thổ và các tổ chức quốc tế
  • Hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung, chủ đề liên quan đến  vấn đề chính trị, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, nhân quyền, biên giới lãnh thổ hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước.
  1. Thủ trưởng cơ quan Trung ương và địa phương quyết định  tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị trực thuộc, các tổ chức nước ngoài được phép tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo quốc tế với nội dung không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý nhà nước của các cơ quan và địa phương theo quy định hiện hành.
  2. Cơ quan Trung ương của các tổ chức nhân dân sẽ tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo quốc tế theo quy định của Bộ Chính trị và  Ban Bí thư Trung ương Đảng.

Trong trường hợp, đối với việc tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo mà không có yếu tố nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép cho các công ty, đơn vị tổ chức là UBND cấp tỉnh và Sở  có liên quan dựa theo tính chất của sự kiện hội nghị đó và có văn bản hướng dẫn đi kèm trong các Quyết định của UBND tỉnh.

Ngoài ra, điều kiện để tổ chức các sự kiện  hội nghị, hội thảo tại Việt Nam được cấp phép tổ chức tại địa phương: nếu sự kiện tổ chức trên quy mô nhiều tỉnh thì bạn cần xin cấp giấy phép tại một tỉnh, sau đó trình Giấy phép đã xin ở tỉnh đó tại địa phương có buổi tổ chức. Mỗi một địa phương sẽ có những quy định cụ thể và riêng biệt nên tốt nhất, đơn vị tổ chức cần làm việc với cơ quan chức năng tại đại phương đó để nắm rõ hơn những thủ tục cần làm.

BlueMAN – Công ty tổ chức sự kiện tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Xem thêm: Bàn về ý tưởng tổ chức sự kiện

BlueMAN hội tụ đội ngũ nhân sự với bề dày trong lĩnh vực tổ chức sự kiện luôn đặt tiêu chí làm hài lòng khách hàng làm đầu luôn để lại dấu ấn ấn tượng qua mỗi sự kiện.

Nếu có bất cứ băn khoăn, thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn khách quan và trung thực nhất.

Liên hệ Phone: (04)63284191 (H) 0974.191.191
Fax: (04)63284192
Email: info@blueman.vn

Bình luận bài viết