Xu hướng tổ chức sự kiện 2016: In-house Event Planning trong các doanh nghiệp và tập đoàn lớn
Một trong những câu hỏi áp lực nhất đối với bất kỳ người làm marketing nào là “Tôi nên tìm đến Agency (sử dụng nguồn nhân lực ngoài công ty – outsourcing) hay tôi nên sử dụng chính nguồn nhân lực của công ty mình để tổ chức các sự kiện (in-house)?”. Có những lý lẽ thuyết phục cho việc chọn lựa hình thức in-house event cũng như outsource, tuy nhiên quyết định cuối cùng vẫn phụ thuộc vào nhu cầu thực sự của mỗi công ty.
Theo thống kê hiện nay, nhu cầu sử dụng dịch vụ từ các công ty tổ chức sự kiện bên ngoài giảm dần theo quy mô của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là xu hướng in-house event đang ngày càng trở nên rõ rệt, đặc biệt trong các doanh nghiệp và tập đoàn lớn. Với một công ty có số lượng nhân viên từ 500 – 1000 người, thậm chí hơn thế nữa, thì việc huy động nguồn nhân lực sẵn có cho việc tự tổ chức sự kiện là điều hoàn toàn khả thi.
Mối tương quan giữa quy mô doanh nghiệp, tập đoàn với nhu cầu sử dụng dịch vụ từ công ty tổ chức sự kiện bên ngoài (Nguồn: http://kmaone.com/inhouseoutsource.htm)
Hiện nay có bốn hình thức chính trong việc tổ chức sự kiện tại một công ty:
1. 100% thông qua Agency
2. Kết hợp các phòng ban trong công ty để tự tổ chức sự kiện (Marketing, Hành chánh-Nhân sự, Thu mua,…)
3. Thành lập riêng hẳn một bộ phận tổ chức sự kiện cho công ty mình
4. Kết hợp In-house và Outsourcing
Trong bốn hình thức này, đã có đến ba hình thức sử dụng nguồn nhân lực sẵn có của công ty, càng khẳng định xu hướng in-house event planning đang trở nên phổ biến hiện nay. Tại những doanh nghiệp, tập đoàn lớn với lượng nhân viên từ 500 – 1000 người, số lượng sự kiện trong một năm thường sẽ nhiều, bao gồm cả quy mô đơn giản lẫn phức tạp.
Với những sự kiện đơn giản nhưng số lượng sự kiện không nhiều, công ty thường kết hợp các phòng ban như marketing, nhân sự, thu mua,.. với nhau để lên kế hoạch, giám sát quá trình tổ chức và thực hiện các báo cáo, nghiệm thu hậu sự kiện. Với những sự kiện đơn giản nhưng diễn ra khá thường xuyên, các công ty thường tuyển hẳn một bộ phận để lên kế hoạch tổ chức sự kiện và nguồn nhân lực cho bộ phận này thường là những người đã có nhiều kinh nghiệm trong các công ty tổ chức sự kiện trước đó. Trong quá trình vận hành hai hình thức in-house này, việc lên tiếng kêu gọi sự tình nguyện giúp sức từ chính các thành viên trong công ty, thay vì chi trả cho các khoản như PG, dịch vụ in ấn, MC, vận chuyển dụng cụ… là hoàn toàn khả thi. Một số sự kiện tiêu biểu hiện nay mà các công ty có thể tự tổ chức đó là tiệc tất niên, tiệc sinh nhật, Trung Thu, Halloween, hội nghị với các đối tác, team building.
Với những sự kiện phức tạp hơn, đòi hỏi nguồn nhân lực lớn, quan hệ rộng với các nhà cung cấp kỹ thuật cũng như khả năng xử lý các lỗi phát sinh ngoài mong muốn, công ty có thể một phần sử dụng nguồn lực in-house để lên kế hoạch và giám sát thực hiện, một phần nguồn lực từ agency với mối quan hệ rộng rãi và nguồn nhân lực có kinh nghiệm để được hỗ trợ nhanh chóng nhất có thể. Một số sự kiện tiêu biểu mà các công ty cần đến sự hỗ trợ từ agency gồm có: chiến dịch marketing trên các phương tiện truyền thông, họp báo, triển lãm nghệ thuật, hội nghị khách hàng,…
VÌ SAO CẦN CHỌN HÌNH THỨC IN-HOUSE EVENT PLANNING?
Hãy chú ý đến 8 câu hỏi sau đây:
1. Công ty bạn đã có một nhóm nhân viên chủ chốt có kinh nghiệm và kỹ năng để đảm nhận việc tổ chức các hội nghị hay sự kiện đang được lên kế hoạch?
2. Liệu người nhân viên được chỉ định tổ chức những sự kiện này có thể đảm đương sự kiện/hội nghị của công ty cũng như những nhiệm vụ hằng ngày khác của họ mà không có bất cứ chồng chéo nào về mặt thời gian? Chẳng hạn, một trợ lý cá nhân cho vị CEO của công ty liệu có thể tạm gác những ưu tiên công việc hằng ngày của cô ấy để tập trung vào việc tổ chức một sự kiện của công ty mà không phải bận tâm về công việc thường nhật của mình hay không?
3. Nhân viên của bạn có đủ kiến thức và kinh nghiệm để quản lý một nhóm các nhân viên hỗ trợ khác trong các khâu đặt dịch vụ, PR, chăm sóc khách hàng, Marketing, Admin, liên hệ địa điểm tổ chức, thu xếp chỗ ở và di chuyển, âm thanh, IT,… hay không?
4. Nhân viên của bạn liệu có đủ kinh nghiệm và kỹ năng đàm để phán giá cả và kế hoạch quản lý với các địa điểm, khách sạn, hãng hàng không, các công ty vận tải,… cho sự kiện này hay không?
5. Công ty bạn có đầy đủ công nghệ và phần mềm để quản lý một lượng lớn thông tin liên lạc và việc đăng ký cho người tham gia sự kiện?
6. Công ty bạn đã có đủ kinh nghiệm để sử dụng hợp lý nguồn tài chính cho việc tổ chức sự kiện cũng như lưu giữ các báo cáo tài chính này một cách hiệu quả?
7. Liệu những nhân viên sau khi tổ chức xong một sự kiện đã sẵn sàng cho sự kiện tiếp theo hay chưa thay vì dành thời gian hoàn thành những công việc mà họ chưa làm xong trong thời gian diễn ra sự kiện?
Nếu hầu hết câu trả lời của bạn là “CÓ”, thì hình thức tổ chức sự kiện In-house là hoàn toàn cần thiết.
Ưu điểm của việc làm In-house Event
Trao đổi nhanh chóng
Khi ngay trong công ty có một bộ phận chuyên biệt để tổ chức sự kiện thì điều này có nghĩa là việc trao đổi về ý tưởng, kế hoạch thực hiện, báo cáo,… sẽ thậm chí có thể diễn ra hằng ngày. Điều này rút ngắn thời gian cân nhắc và chờ đợi so với khi làm việc cùng agency.
Tiết kiệm ngân sách
Nhìn chung về mặt ngân sách, sẽ là tiết kiệm hơn cho doanh nghiệp khi sở hữu một đội ngũ nhân viên có thể tự tổ chức sự kiện cho chính công ty mình thay vì tìm đến dịch vụ từ agency. Đó là chưa kể đến việc sử dụng dịch vụ ngoài công ty như agency có thể phát sinh nhiều khoản không mong muốn cho ngân sách từ các buổi hội họp, các lịch gặp gỡ phát sinh,…
Nắm rõ nhu cầu của công ty
Những nhân viên có nhiệm vụ tổ chức sự kiện cho công ty chắc hẳn sẽ hiểu về công ty mình hơn bất kỳ agency nào, để có thể đưa ra những ý tưởng và kế hoạch phù hợp nhất, mang lại hiệu quả cao nhất.
Tinh thần trách nhiệm
Nhân viên In-house Event chắc chắn sẽ có trách nhiệm cao đối với các dự án họ đang thực hiện vì họ cần phải có những báo cáo cụ thể về công việc cho các sếp. Đôi khi thậm chí không cần do dự gì hơn, nghiễm nhiên việc tổ chức thành công một chiến dịch lại trở thành ưu tiên hàng đầu của họ.
Việc thực hiện các báo cáo công việc cũng có thể trở nên dễ hiểu hơn, các số liệu cũng được hình thành nhanh chóng hơn mà vẫn phù hợp với công ty của mình, tất cả đều có thể xuất phát từ chính nhân viên in-house event. Chưa kể, việc các công ty có thể sở hữu riêng nguồn nhân lực tổ chức sự kiện như vậy cũng giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Kết luận
Không có quyết định nào đúng hay sai trong việc chọn lựa agency hay đội ngũ in-house cho việc tổ chức các sự kiện. Tuy nhiên, không thể phủ nhận xu hướng in-house event planning đang ngày càng chiếm ưu thế đối với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, nhằm cắt giảm hết mức có thể các khoản chi phí mà vẫn có được hiệu quả tốt trong từng sự kiện. Để có một sự kiện thành công, một trong những điều tiên quyết là luôn cập nhật những xu hướng, chia sẻ mới nhất từ những nhân vật thành công trong ngành này. Bên cạnh đó, việc tập trung vào chính khách hàng của mình, sử dụng các công nghệ mới để nâng cao trải nghiệm của họ khi tham gia sự kiện và làm cho sự kiện của mình trở nên thật đáng nhớ cũng là những bí quyết thành công trong lĩnh vực này, bất kể là in-house hay outsourcing.
